El hecho requiere trabajar con extensas cantidades de ficheros y archivos, cosa que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para ello se crearon las salas de datos virtuales. Salas de datos virtuales aparecieron como respuesta a las necesidades de efectuar operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones en las cuales se transfiere el derecho de administrar el negocio o una de sus partes.
En los años anteriores no existía la posibilidad de mirar los documentos necesarios en la red, los clientes y compradores potenciales necesitaban hacer camino hasta las oficinas de la empresa vendedora, la cual permitía el acceso a la información necesaria. La incomodidad de este caso es clara: se tiene que mandar un representante de la empresa a otra localidad, hasta a un otro continente y pagarle el gasto del viaje. Por su parte, el vendedor debía alquilar un espacio para mantener los informes, ya que se trataba de grandes cantidades de casos. Lo que era aún más complicado de cumplir, era la seguridad, ya que los datos eran de fácil acceso. Es importantísimo cuidar que los documentos privados no se escapen o lleguen a manos de unas terceras personas. Si se tenía sacar unas copias de los informes, se debía pedir acceso por escrito. La utilización de una sala de datos virtual gracias a sus capacidades adelanta otras herramientas en todos los online data room aspectos relevantes.
Una sala de datos virtual es una plataforma web idealmente organizada, que hace posible cumplir con privacidad de altos niveles y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos. Hoy en día este método de trabajar con la documentación ya es cosa del pasado. El funcionamiento de una sala de datos posibilita el trabajo sincronizado con muchas empresas afiliadas, que sube el porcentaje de éxito en el mercado. Los documentos se almacenan bien organizados según las categorias que se asignan. Como palabras clave en las salas de datos virtuales, podemos definir comodidad y seguridad. Salas virtuales fueron desarrolladas como una solución cómoda a grandes demandas de las organizaciones.
Se puede establecer restricción por horas o IP, algunos proveedores ofrecen también varios niveles de acceso, así que puede estar seguro de que sus informes no llegarán a parar en manos no peligrosas. Los dos van muy unidos, porque cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, los permisos de entrada se da sólo a el personal autorizado, que se puede modificar o redactar, hasta documento por documento. El interfaz es bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Si piensa de una sala de datos como algo serio y muy profesional, puede relajarse, ya que este espacio virtual se adapta a las necesidades del que la posee. Los principales del sector deben ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, entrada, organización. Y, claro, a todas horas puede contar con la ayuda de un asistente autorizado para qualquier problema que aparece.
Según los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan a menudo en las siguientes operaciones que requieren protección de la información confidencial:
Claro que puede seguir con una sala da datos tradicional, pero en el mundo informático y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones personalizadas para los clientes y que facilitan de manera significante el manejo de informes y trabajo con los datos más importantes.